Analisis Kebutuhan dan Perancangan Prototype SIMADOK untuk Efisiensi Administrasi di Bank BJB KCP Wanaraja

Abstract

Penelitian ini mengatasi ketidakefisienan pengelolaan dokumen semi-manual di Bank BJB KCP Wanaraja, yang ditandai lambatnya pencarian, duplikasi data, dan risiko kehilangan di tengah tuntutan digital Industri 4.0. Tujuannya menganalisis kebutuhan sistem dan merancang prototype SIMADOK untuk meningkatkan efisiensi administrasi. Menggunakan pendekatan pengembangan prototyping, populasi meliputi 15 staf administrasi dengan sampel purposive 8 personel kunci. Data dikumpul melalui observasi langsung, magang, dan diskusi informal, dianalisis secara deskriptif kualitatif via pemetaan alur kerja, identifikasi tematik kebutuhan, serta evaluasi iteratif prototype. Hasil menghasilkan prototype berbasis Figma dengan fitur login pengguna, dashboard ringkasan, unggah dokumen berkategori dengan pelacakan progres, pencarian kata kunci/tanggal, dan manajemen akun untuk kontrol akses. Kesimpulannya, SIMADOK mendukung penyimpanan terpusat dan transparansi operasional sebagai dasar transformasi digital penuh, meskipun uji skala nyata masih diperlukan.Penelitian ini mengatasi ketidakefisienan pengelolaan dokumen semi-manual di Bank BJB KCP Wanaraja, yang ditandai lambatnya pencarian, duplikasi data, dan risiko kehilangan di tengah tuntutan digital Industri 4.0. Tujuannya menganalisis kebutuhan sistem dan merancang prototype SIMADOK untuk meningkatkan efisiensi administrasi. Menggunakan pendekatan pengembangan prototyping, populasi meliputi 15 staf administrasi dengan sampel purposive 8 personel kunci. Data dikumpul melalui observasi langsung, magang, dan diskusi informal, dianalisis secara deskriptif kualitatif via pemetaan alur kerja, identifikasi tematik kebutuhan, serta evaluasi iteratif prototype. Hasil menghasilkan prototype berbasis Figma dengan fitur login pengguna, dashboard ringkasan, unggah dokumen berkategori dengan pelacakan progres, pencarian kata kunci/tanggal, dan manajemen akun untuk kontrol akses. Kesimpulannya, SIMADOK mendukung penyimpanan terpusat dan transparansi operasional sebagai dasar transformasi digital penuh, meskipun uji skala nyata masih diperlukan.